6 langkah untuk perencanaan yang efektif

Untuk tujuan jangka panjang, Anda memerlukan rencana multi-tahun, untuk tujuan jangka pendek - rencana triwulanan, dan untuk tujuan saat ini - bulanan, mingguan, harian. Apa yang benar-benar penting saat merencanakan? Berikut adalah 6 langkah terpenting untuk perencanaan yang sukses.

Pakar manajemen waktu menyarankan bahwa ketika merencanakan urusan terkini, lakukan dalam perspektif seminggu, karena minggu memberikan konteks yang lebih luas untuk aktivitas kita. Dan apa yang harus dipertimbangkan saat mengatur tugas?

Berkat papan waktu, Anda akan menemukan bahwa Anda tidak perlu melakukan semuanya! Maka Anda akan tahu betapa menyenangkannya menikmati waktu luang Anda. Kesuksesan pribadi dan profesional kita sangat bergantung pada bagaimana kita mengatur waktu kita. Kami memilih cara kami membelanjakannya sendiri, kami juga menanggung konsekuensi dari keputusan ini. Untuk mengelola diri kita sendiri dengan baik dari waktu ke waktu, mari ikuti pepatah Stephen R. Covey: "Daripada berfokus pada melakukan hal yang benar, Anda harus memfokuskan perhatian Anda pada melakukan hal yang benar." Keputusan kita tentang penggunaan waktu dipengaruhi oleh dua kriteria - urgensi dan kepentingan. Kami sering menganggap penting terlalu banyak tugas. Tetapi prioritas yang tepat adalah tentang menyadari apa yang terbaik dalam hierarki nilai kita, bukan hanya bereaksi terhadap masalah yang mendesak. Bagaimana membedakannya satu sama lain? Urgensi adalah kriteria yang berkaitan dengan waktu, pentingnya tujuan kita. Alat praktis yang menunjukkan ruang lingkup kegiatan dan membantu mengidentifikasi apa yang benar-benar penting adalah papan waktu. Kondisi terpenting untuk tindakan dan perencanaan yang efektif adalah fokus pada kuadran II dan secara bersamaan menghilangkan banyak aktivitas di kuadran I dan III, dan mengabaikan kuadran IV.

Penting

Tabel waktu: kuadran I.

Ini mencakup hal-hal penting dan mendesak. Ini adalah "manajemen krisis" - tindakan yang memiliki kepentingan strategis dan hal-hal mendesak. Di kuartal ini, kami bekerja dan menggunakan pengetahuan kami untuk menanggapi banyak situasi dan menghadapi tantangan. Kita tidak bisa mengabaikan masalah ini.

Tabel waktu: kuadran II

Ini mencakup hal-hal yang penting tetapi tidak mendesak. Ini adalah kuartal "berkualitas tinggi" di mana kita mengelola diri kita sendiri: kita membuat rencana jangka panjang, mengantisipasi masalah dan mencegahnya, mengembangkan kemampuan, regenerasi, menghabiskan waktu dengan orang yang kita cintai. Semakin banyak waktu yang kita habiskan di kuartal ini, semakin besar kemampuan kita untuk bertindak. Mengabaikan aktivitas di dalamnya memperlebar kuadran I, yang akhirnya memakan kita, menyebabkan stres dan kelelahan.

Tabel waktu: kuadran III

Ada urusan yang mendesak di dalamnya, tapi tidak penting. Ini seperempat khayalan, karena desas-desus seputar hal-hal yang mendesak dapat menciptakan ilusi kepentingan. Di kuadran ini, kami melakukan tindakan yang terkini, tetapi yang penting bagi orang lain, kami memenuhi harapan orang lain, dengan berpikir bahwa kami berada di kuadran I.

Tabel waktu: kuadran IV

Ini bukanlah hal yang mendesak dan tidak penting. Dengan meminimalkan waktu yang dihabiskan di kuartal ini, kita akan mendapatkan waktu untuk hal-hal yang sangat penting.

1. Perencanaan yang efektif: pikirkan tentang visi dan misi Anda

Ketika Anda mulai merencanakan aktivitas Anda, pikirkan tentang apa yang paling penting dalam hidup Anda. Pikirkan tentang visi Anda, apa yang ingin Anda lakukan, aturan yang Anda ikuti (kompas!). Sejauh kelihatannya, ini sangat penting karena keyakinan Anda memengaruhi tujuan yang Anda tetapkan untuk diri Anda sendiri, keputusan yang Anda buat, dan cara Anda menghabiskan waktu.

Refleksi misi sendiri merupakan syarat esensial untuk bertindak sesuai dengan apa yang penting, karena memiliki pengaruh yang kuat terhadap pelaksanaan sisa kegiatan yang ditugaskan pada triwulan II. Jika kredo hidup Anda adalah pengembangan diri, kebersamaan dengan keluarga, menemukan nilai-nilai kehidupan atau aktivitas sosial, maka dengan kembali ke sana dari waktu ke waktu, Anda akan membuat hal-hal terpenting terpatri dalam ingatan Anda. Misi akan menciptakan kerangka kerja di mana Anda akan membuat keputusan di tahap perencanaan berikutnya.

2. Perencanaan yang efektif: tentukan peran Anda

Peran adalah simbol tugas, hubungan dengan orang, aktivitas untuk kepentingan masyarakat. Mendefinisikan mereka dengan jelas menciptakan struktur alami yang memungkinkan kita menjaga keseimbangan. Peran yang Anda mainkan didasarkan pada misi Anda. Buat daftar peran Anda di selembar kertas (misalnya istri, ibu, siswa, manajer, direktur, anggota klub olahraga). Penelitian menunjukkan bahwa menampilkan lebih dari tujuh tidak efektif, jadi cobalah untuk menggabungkan fungsi tertentu, misalnya.Mengidentifikasi peran hidup membantu Anda melihat kehidupan secara keseluruhan - Anda dapat melihat bahwa ini bukan hanya pekerjaan atau keluarga, tetapi semuanya bersama-sama. Saat Anda mendeskripsikan peran Anda, Anda akan melihat hal-hal yang "penting tetapi tidak mendesak" (kuadran II) yang biasanya diabaikan. Selain peran, tambahkan "gergaji penajam" ke jadwal mingguan. Ini adalah energi yang harus kita berikan untuk menyempurnakan keterampilan kita dalam empat dimensi dasar kehidupan - fisik, sosial, intelektual, dan spiritual. Terserap dalam “menggergaji” (memperoleh hasil), kita lupa “mengasah gergaji” (memelihara atau mengembangkan kemampuan untuk mencapai hasil di masa mendatang). Jika, misalnya, kita tidak berolahraga (lingkungan fisik), tidak mengembangkan pengetahuan (lingkungan sosial), tidak mengikuti pencapaian terbaru dalam industri kita (bidang intelektual) atau tidak mengetahui apa yang penting bagi kita dalam kehidupan (bidang spiritual), kita dapat "menjadi tumpul. “Dengan ketidakseimbangan.

3. Perencanaan Efektif: Pilih tujuan untuk setiap peran

Pikirkan tentang hal terpenting yang dapat Anda lakukan di setiap peran minggu ini untuk mencapai hasil yang positif. Apa yang penting misalnya sebagai istri, suami, orang tua, karyawan? Saat mencari aktivitas, gunakan kompas, bukan jam tangan, dan fokuslah pada hal yang penting, bukan mendesak. Ini mungkin, misalnya, kencan dengan suami, lebih banyak waktu untuk anak, mengumpulkan informasi tentang kursus membaca cepat, meditasi. Tentukan sendiri satu atau dua tujuan untuk setiap peran.

4. Perencanaan yang efektif: belajar membuat keputusan

Untuk menerjemahkan tujuan kuartal II menjadi rencana tindakan, Anda harus belajar membuat keputusan yang tepat sepanjang minggu. Seringkali kami berusaha mencari waktu untuk kegiatan yang "penting" di kuartal I dan III yang sudah penuh dengan aktivitas. Kami menyerahkan diri kami dari satu kasus ke kasus lainnya, mempercayakannya kepada orang lain, menundanya, berharap menemukan waktu untuk hal-hal yang paling penting. Tetapi - seperti yang ditulis oleh Stephen R. Covey - " intinya bukanlah untuk memprioritaskan rencana, tetapi untuk merencanakan prioritas." Bayangkan sebuah wadah besar tempat Anda meletakkan batu-batu besar. Meskipun toples diisi dengan batu, namun tidak penuh, Anda bisa menaburkan kerikil ke celahnya. Tapi sebenarnya, toplesnya masih belum penuh - Anda bisa menambahkan pasir lalu menambahkan air lagi. Target kami di kuartal II adalah "batu besar". Jika kita pertama-tama berurusan dengan masalah lain - air, pasir, dan kerikil, lalu ingin memasukkan batu-batu besar ke dalam rencana, upaya kita akan sia-sia. Tetapi jika kita tahu benda mana yang merupakan batu besar dan menyelesaikannya sebelum orang lain, kita akan melihat seberapa banyak yang bisa kita capai, dan berapa banyak air, pasir, dan kerikil yang ada di ruang kosong. Kami akan mencapai apa yang kami anggap penting, dan pada saat yang sama kami akan “menyesuaikan” aktivitas lainnya.

5. Perencanaan yang efektif: atur setiap hari

Tugas harian Anda adalah melakukan hal terpenting terlebih dahulu, terlepas dari keadaan dan tantangan yang tidak terduga pada hari itu. Terkadang Anda akan berhasil menerapkan rencana, di lain waktu Anda harus mengubahnya, tetapi saat membuat keputusan, andalkan indikasi kompas internal Anda. Untuk mengutamakan hal terpenting, di pagi hari:

BAYANGKAN PROGRAM HARI INI - tinjau jadwal mingguan, cari posisi Anda, lihat hari ini dalam konteks 7 hari. Ini akan membantu Anda bereaksi dengan tepat terhadap situasi yang tidak terduga.

TETAPKAN PRIORITAS - tandai aktivitas Anda dengan simbol kuartal I dan II - berkat ini Anda akan yakin bahwa masalah kuartal III tidak sesuai dengan jadwal Anda. Jika prioritas lebih lanjut diperlukan, tandai kegiatan pada kuartal I dan II secara lebih rinci (misalnya dengan lingkaran).

TETAPKAN WAKTU DAN WAKTU TUGAS - pisahkan waktu dan waktu yang ditentukan secara ketat dari yang dapat dilakukan kapan saja sepanjang hari. Tuliskan juga batasan waktu untuk aktivitas tertentu.

6. Perencanaan yang efektif: evaluasi efektivitas Anda

Di akhir minggu, pikirkan tentang tujuan apa yang Anda capai, tantangan apa yang Anda hadapi, keputusan apa yang harus dibuat, dan apakah hal terpenting datang lebih dulu saat membuat pilihan. Ringkasan mingguan membantu Anda menghindari pengulangan kesalahan yang sama, ini memungkinkan Anda menjadi lebih efektif di minggu-minggu berikutnya.